本記事の概要
本記事では私が経験した課題管理の問題について、下記項目に分けて記載しています。
- 課題認識の破綻
- 課題管理方法
- 課題管理運用
- 振り返り
課題認識の破綻
何が問題になっているの？
私が途中で請け負ったプロジェクトでは、課題管理が行われていませんでした。
課題管理を行う必要がなかったわけではありません。目の前の課題に追われて全体に目が行き届いていない、そんな状況でした。
私はまずは現状整理を行いましたが、やはり課題はあるものの解消の目途が誰もわからず後続のスケジュールが立てられないような状態でした。
課題管理がなぜ重要なのか
課題管理が実施されていない事実はさておき、課題管理を行わないことによるデメリットが理解されていないからこのような事態になっているのだろうと感じました。
私一人が課題管理を重要と訴えても、その考え方が共有されなければあまり意味はありません。
課題管理の有用な点は下記3点あると考えています。
確実な業務推進
口頭やメール、チャットでの連携では課題が増えるほど「誰が、いつまでに、何をするか」がわかりづらくなります。
課題表としてまとめることで1対1で管理でき、放置の防止につながります。
リスクの早期解消
課題による工程影響がないような日付を設定することでリスクの最小化を図れます。
その日付を超えてしまったとしても、予測ができていた事態としてリカバリ策を講じやすくなります
スケジュールの割り込み低減
リスクの早期解消にも関係しますが、課題を適切に処置しないと突発で優先度の高いタスクがメンバーに課せられることになります。
そうなってしまうと、スケジュールを調整するか稼働時間で調整することになるのでメンバーも自身のタスクに集中できません。
メンバーがタスクに集中できる環境を構築することで生産性の最大を図れます。
課題管理方法
課題管理方針
課題管理といっても様々な選択肢が存在します。
簡易的な表で管理するものから課題管理のためのサービスなど、世の中には課題管理という問題がはびこっているのです。
そんな中で私は表計算ソフトによる課題管理表を作成することを選びました。
項目は最低限と考えられる「課題、発生日、解消希望日、担当、状況」の5項目を設定しました。
なぜ管理表なのか
課題管理自体に問題が発生していたプロジェクトの現状、複数の社外利害関係者の存在、から導入の容易さを最優先した選択でした。
課題管理ツールにはJiraやRedmineなどありますが、そのようなサービスを複数社で迅速に導入するにはハードルが高いと判断しました。
また、複数社と連携をしているものの社外関係者の人数は限られていた点もわざわざサービスを選択しなかった理由の一つです。
以上より、最速かつ最大限の効果が得られるのが課題表であると判断しました。
課題管理運用
関係者と共有してお互いに編集する
課題管理表を作成し、社内含めて利害関係者へ展開しました。
「課題管理表を作成しました。現状の課題を整理して記入しています。各社必要に応じて更新や追加をお願いします。」
ただ、課題表がPMである私以外に更新されることはほぼありませんでした。
定例会議の場で棚卸をする
上記状況を踏まえて、リアルタイムな情報共有や進捗記載は難しいと判断し、すでに実施していた週次の定例会議内で棚卸をすることに決めました。
記載の徹底も必要なアクションではありましたが、より確実な状況確認と考えました。
その運用でも、1週間後に状況確認しても進捗がなかったりで課題表とチャットの併用で課題消化を進めていきました。
振り返り
成果
この時のプロジェクトでは、課題管理自体が曖昧になっており、課題を見える化するだけでもプロジェクトのスケジュールに対する不確実性を低減できたと思います。
さらに課題解消へ向けたかじ取りを積極的に行い、リスクの早期解消やメンバーのタスク集中へも貢献できました。
教訓
- 課題管理ルールは社内だけでなく社外との連携も考えてルールを作る
- 課題管理の認識レベルは人それぞれであり目線をそろえる必要がある
- 関係者の属性やコストを判断し、確実に運用できる仕組みを選ぶ